Krátký návod - dodavatel

Tento krátký návod vám pomůže při zadávání nabídek do výběrového řízení, do kterého jste byli pozváni. Promitea je cloudová služba (SaaS), která podporuje nákupní procesy. Provozovatelem je firma Apitea, s.r.o..
Výběrová řízení v systému Promitea se mohou skládat z libovolného množství kol. Nejčastěji se však používají kola dvě. První kolo (RFQ) slouží k zadávání cenových nabídek a kolo druhé bývá aukce (ERA), ve které se vyjednává o cenách.

1. Pozvánka

K účasti do výběrového řízení jste vyzváni pozvánkou, kterou obdržíte e-mailem od zadavatele výběrového řízení. Pozvánka obsahuje základní informace o výběrovém řízení.

Kliknutím na odkaz obsažený v pozvánce se zobrazí registrační formulář (pokud jste v systému Promitea již registrováni, dovede vás tento odkaz přímo k přihlašovací stránce).

Pro podrobnější informace o registraci neregistrovaného dodavatele klikněte na kapitolu Registrace dodavatele.

Uživatelské jméno se vytvoří automaticky z vaší emailové adresy. Heslo můžete zvolit libovolně, musí však obsahovat minimálně 8 znaků, z toho alespoň 1 číslo a 1 velké písmeno. Po úspěšné registraci se vám zobrazí VOP společnosti AGROFERT, a.s. a poučení o zpracování osobních údajů. Souhlas s těmito pravidly musíte jednorázově potvrdit. Pokud jste se již v systému Promitea zaregistrovali, dovede vás odkaz pozvánky přímo k přihlašovací stránce. Přihlašte se svým uživatelským jménem a heslem.

3. Specifikace výběrového řízení

Po přihlášení do systému Promitea a odsouhlasení pravidel můžete vstoupit do výběrového řízení.

Zadavatel může k výběrovému řízení přikládat dokumenty, jejichž obsah musíte odsouhlasit. Tyto dokumenty se vám ukáží ve specifikaci výběrového řízení. Pro vstup do výběrového řízení musíte potvrdit, že jste tyto dokumenty četli a že souhlasíte s jejich obsahem.

Před odevzdáním nabídky musíte odsouhlasit také specifikaci výběrového řízení. Tato specifikace obsahuje všechny důležité informace o výběrovém řízení a o aktuálním kole výběrového řízení.

Standardně může mít výběrové řízení kola:

RFI (Poptávka) - Výzva ke vložení informací
RFQ (Výběrové řízení) - Výzva ke vložení cen
ERA (Online aukce) - Anglická reverzní aukce
JRA (Japonská aukce) - Japonská reverzní aukce
DRA (Holandská aukce) - Holandská reverzní aukce
EA (Prodejní aukce) - Anglická aukce

Kliknutím na tlačítko "Přijmout pozvánku" se zobrazí prostředí pro vkládání nabídky.

4. Aukční síň

Po odsouhlasení specifikace výběrového řízení se u kol RFI a RFQ zobrazí "Nabídka" nebo u ostatních kol "Aukční síň".

Pokud se výběrové řízení nachází ve stavu zadávání nabídek, vidíte vlevo odpočítávání „Zbývající čas". Do jeho uplynutí máte možnost zadat nabídku. Pod časovými údaji vidíte seznam položek a obchodních podmínek výběrového řízení (pokud je zadavatel definoval) .

Nabídku zadávejte v pravém sloupci „Připravovaná nabídka". Abyste mohli nabídku odeslat, musíte vyplnit všechna červeně označená pole položek, obchodních podmínek a dokumentů. Ceny jsou uváděny bez DPH.

Kliknutím na „Odeslat nabídku"se zobrazí nový sloupec "Odeslaná nabídka", ve kterém je zobrazena vaše poslední odeslaná nabídka.

V průběhu zadávání nabídek můžete vaši nabídku opakovaně zlepšovat a odesílat. Během aukce (ERA) musíte dodržovat zadavatelem stanovené minimální a maximální kroky. Jejich nastavení najdete ve specifikaci výběrového řízení po kliknutí na (vlevo nahoře). Po uplynutí aktuálního kola vás zadavatel informuje, jestli jste se s vaší nabídkou kvalifikovali do kola následujícího.

5. Požadované dokumenty

V některých případech požaduje zadavatel dokumenty, bez jejichž předložení nemůžete podat nabídku.

Rozklikněte červeně označené "Požadované dokumenty" v horní části sloupce "Připravovaná nabídka".

Zde najdete seznam veškerých požadovaných dokumentů.

Pokud se dokument vztahuje k výběrovému řízení jako celku, není v tabulce první sloupec "Položka" vyplněn. Pokud dokument náleží ke konkrétní položce výběrového řízení, je její název uveden v prvním sloupci (Kromě toho je tento požadovaný dokument označen i červenou kancelářskou sponkou vedle názvu položky v nabídkové síni). Dokument přiložte buď jako odkaz nebo jako soubor po kliknutí na jedno z příslušných tlačítek.

Pokud chcete nahrát k nabídce další dokumenty, které nejsou požadovány, klikněte v "Nabídkové síni" ve sloupci "Připravovaná nabídka" na "Další dokumenty k nabídce".

Dokument zde můžete vložit jako "Soubor", "Odkaz" nebo "Text".

6. Další kolo

Pokud zadavatel rozhodne, že postupujete do dalšího kola výběrového řízení, obdržíte pozvánku do tohoto kola. Pokud se jedná o kolo ERA (aukce), bude v aukční síni zobrazen chat i porovnávací sloupec s nejlepšími cenami u položek a vaše celková nabídka (podle nastavení zadavatele).

Zadavatel má řadu možností nastavení, která rozhodují o tom, co jako dodavatel v aukční síni uvidíte. Jaká tato nastavení jsou, se můžete dozvědět ve specifikaci výběrového řízení. Specifikaci výběrového řízení otevřete kliknutím na symbol v aukční síni.

V průběhu aukce můžete vylepšit svou nabídku. Dle barev na cenových nabídkách můžete vidět, jak si vaše nabídky stojí ve srovnání s ostatními.

Ve sloupci "Odeslaná nabídka" zelená barva znamená, že je nabídka nejlepší a červená barva znamená, že je horší než nejlepší nabídka.